Come si fà un raduno?

BanditStaff

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# 1 ≡ Come si fà un raduno?

Cosa serve per organizzare un raduno
(raccolta di idee, opinioni e modus operandi strettamente personali e non vincolanti)

premessa:
A) circa metà dei possibili partecipanti si convincono gli ultimi 10 gg, indifferentemente dagli anatemi che si lanciano per forzarli a decidersi prima
B) si iscriverà qualcuno anche la mattina del giorno del raduno
C) di solito il raduno è da tre giorni
D) di solito il periodo è fine maggio, primi di giugno. Per tradizione si organizza attorno al ponte del 2 giugno…. Quindi per il 2008 è plausibile 31 maggio, 1 giugno e 2 giugno 2008
E) ipotiziamo che effettivamente si faccia da sabato 31 maggio a lunedi 2 giugno…..io mi potrei aspettare un affluenza di questo tipo…

venerdi - presenze - sabato - presenze - domenica - presenze - lunedi - presenze -
colazione - 0 - colazione - 35 - colazione - 120 - colazione - 100 -
pranzo - 0 - pranzo - 50 - pranzo - 150 - pranzo - 70 -
cena - 30 - cena - 100 - cena - 130 - cena - 20 -
pernotto - 35 - pernotto - 120 - pernotto - 100 - pernotto - 0 -

F) data l'esperienza passata si può inserire una variabile di affuenza in base al luogo geografico…. Diamo un valore di 100 per raduni organizzati al nord, di 120 per raduni organizzati in centro nord, 80 in raduni organizzati in centro sud e 60 in raduni organizzati al sud... cioè se facciamo un raduno ad aosta mi aspetto 100 persone, se lo facciamo a taranto me ne aspetto 60.... analisi puramente personale
G) preponderante su tutto è la compagnia, il resto passa in secondo piano.
H) il giro ufficiale è il giorno centrale del raduno, in questo caso il 1 giugno… direi quantificabile in un giro di 60-70 km al mattino, fatti rigorosamente in fila, in gruppo con staffette che tengono compatto il gruppo, … si va a mangiare, un discreto pranzo.... non roba mordi e fuggi ma nemmeno matrimonio... direi un 2-3 ore di cazzeggio a tavola... poi il pomeriggio prevedere due tipi di itinerari... un rientro veloce all'albergo per i stanchi e un proseguo del giro in gruppo per chi vuole... i giri degli altri giorni sono facoltativi e generalmente autoorganizzati






di seguito invece quello che è il lavoro vero
Cercare un albergo con una capienza del teorico che si presuppone di fare in partecipanti + un 20% circa, non necessariamente un albergo solo…. Possono essere anche più strutture, ma risulta quasi tassativo che la cena della sera dei giorni di raduno sia fatta in un unico ambiente.... tipo 120 persone, divise per 3 alberghi... ma a cena tutti insieme nella sala di uno di questi o di un ristorante nei pressi degli alberghi.
il costo dell'albergo è importante, ma non decisivo…. Chiaro che 200 euro a notte son troppe….. Ma tra 30 e 50 euro ….. Va ben tutto…
deciso il luogo si pianifica l'itinerario possibile…. L'itinerario è fine a raggiungere il ristorante del pranzo... quindi scelto l'albergo e scelto il ristorante .... il percorso viene da se..... il ristorante del pranzo del giorno ufficiale dovrà essere grande, dare tanto da mangiare.... buono ..... si rinuncia volentieri alla presentazione estetica del piatto in favore alla quantità e qualità del cibo... meglio 5 etti di tagliata con patatine ben fatta che superfichetta zuppa francese in crosta di formaggio presentata con erbette a forma di moto....Strade con il meno incroci possibili, meno traffico…. Meglio è…. Tra una strada bellissima come panorama ma piena di traffico e una decente e meno trafficata… meglio la decente…
per decidere il percorso generalmente ci si può appoggiare al motoclub locale o al gruppo radioamatori della zona…. I radioamatori tornano utili per gestire i collegamenti durante il giro
a questo si aggiunge un preventivo di costi per gestione…. Dai porta pass alla stampa dei badge di riconoscimento… generalmente conteggiabile in circa 3-5 euro a persona

a questo punto con quanto sopra pronto e definito si può postare una proposta.


se la proposta viene accettata allora si passa alla fase operativa
si danno delle coordinate bancarie su cui iniziare a fare i pagamenti del soggiorno e dei gadget
si studia un logo per i gadget, si fanno fare magliette ecc, si inizia l'iter burocratico di richiesta permessi (qualsiasi convoglio auto moto o bici di oltre 10 unità (o 20, non ricordo) dovrebbe dare comunicazione a tutti i comuni che attraversa, a tutte le polizie municipali, a tutti gli organi di pubblica sicurezza (vigli, carabinieri, vigili del fuoco, protezione civile) ai presidi ospedalieri delle zone interessate.
si fa un assicurazione sull'organizzatore ( se uno dei partecipanti al raduno fa danni la responsabilità ricade anche su chi organizza)
si organizza un accoglienza, si chiama l'ambulanza (il giro ufficiale dovrebbe essere scortato da polizia o carabinieri e sicuramente dorvà essere seguito da un ambulanza con soccorritori)


direi che a spanne questo è il lavoro … poi ci sono altre mille sfaccettature


se qualcuno vuole provarci ad organizzarlo e vuole maggiori chiarimenti basta che mi contatti

eho, son le corse!
Aspetto che il panico cresca, quando la paura si tramuta in visioni celestiali...inizio a staccare ...
-Kevin Schwantz-
Chi beve acqua ha qualcosa da nascondere
ErzbergRodeo 2011 n. 1056